ロジカルライティングとは | 名古屋のバーチャルオフィス

・ビジネス文書の作成に必要不可欠なスキル

ロジカルライティングとは何でしょうか？ビジネス文書の作成には必要不可欠なスキルです。

ビジネスパーソンにとって、文書作成は日常業務の一部です。会議の議事録や企画書、提案書などのフォーマルな文書から、上司へのメールや電話のメモまで、毎日さまざまな文章を書く機会があります。しかし、自分が書いた文章が上司や顧客に伝わらないといった経験はありませんか？「何を言いたいのかわからない」とか、「この内容は本当なの？」とか、「言いたいことはこれだけなのか？」といった指摘を受けたことがあるかもしれません。

もしかしたら、あなたは無意識のうちに論理的ではない、「自分だけが理解できる文章」を書いてしまっているかもしれません。

ビジネス文書作成にはロジカルライティングが必要です。ビジネス文書を書く際に最も重要なポイントは「論理的に考えること」です。社内外を問わず、ビジネス文書は「相手に何かを伝えるため」に書かれます。ビジネスにおいては、詩や小説を書くわけではないため、要件を正確かつ簡潔に、わかりやすく、論理的に相手に伝えることが重要です。

・論理的に書くには構造化が必要

自分の頭の中ですら整理されていないことを他の人に伝えるのは難しいですよね。何も考えずに文章を書き始めると、途中で自分自身が何を書いているのか、何を伝えたかったのかわからなくなってしまうこともあるかもしれません。そのような状況を避けるためには、論理的に考えて、伝えたいことを整理してから書く必要があります。

ロジカルライティングとは、自分の言いたいことを論理的に整理し、わかりやすく書くためのスキルです。では、「論理的」とは具体的にどういうことを指すのでしょうか？私の考えでは、論理的とは「話がしっかりと縦と横につながっていること」です。話をつなげるには、縦につなぐか横につなぐかのどちらかしかありません。この縦と横がすべてきちんとつながっている状態が、「論理的な」状態であり、それを実現するためには「構造化」が必要です。

・「縦の論理」と「横の論理」: つながりを大切に

縦の論理がつながっている状態とは、「因果関係が明確に理解できる」状態を指します。例えば、「商品が売れたので業績が向上した」とか、「社員数が減ったために１人あたりの業務が増えた」といったように、「AだからB」といった因果関係を説明し、ほぼ全員が理解できる状態です。

一方、横の論理がつながっている状態とは、「全体が完全にカバーされ、漏れもダブりもない」状態を指します。例えば、「今の仕事をしている理由は、やりがいがあり、自分の適性に合っているし、待遇も良いからだ」とか、「この事業に参入すべきだと考えているのは、市場が成長しており、競合他社がいないため、自社の強みを活かせるからだ」といったように、「AはBとCとDの３つ」といった説明をすることで、ほぼ全員が理解できる状態を指します。つまり、MECE（Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive）といった説明用語で言えば、抜け漏れもダブりもなく全体を網羅している状態です。

このように縦と横の論理がつながっており、分かりやすい文章を書くスキルをロジカルライティングと呼びます。