訪問前の挨拶メールなどの基本マナーや他社訪問のマナーとは | 名古屋のバーチャルオフィス

先方への訪問までにしておくべきこと

訪問予定の挨拶メールなどの基本マナーについて、取引先やお客様のところを訪問する際のマナーをご紹介いたします。

■訪問のアポイントメントを取る
当然のことですが、ただ会いたいからといきなり先方を訪ねることは避けましょう。事前に会う約束を取り付けることがマナーです。
■訪問したい用件と相手の都合を確認する
「○○の件で、お打ち合わせに伺いたいのですが、ご都合はいかがでしょうか？」というように、まずは相手の都合を確認しましょう。
■所要時間を伝える
「１時間ほど、お時間をいただけませんでしょうか」と、必要な時間を先に伝えることで、相手も返事しやすくなります。
■訪問日時を決める
「恐れ入りますが、３日程度、候補日をお伺いできますでしょうか」と、幅をもたせて候補日を提案し、お互いの都合に合わせて約束をすることができます。
■出された候補日と都合が合わない場合
自分の都合が合わない場合は、「申し訳ございません。この日は先約が入っておりますので、○月○日ではいかがでしょうか」と代案を出すようにしましょう。
■何度もやり取りを避ける
相手の都合を聞いた後に「やっぱり、この日はだめでした」となると、相手に手間をかけてしまうことになります。なるべく先に都合の良い候補日を伝えてしまいましょうが、表現には注意が必要です。

訪問前の挨拶メールで相手のアポを取る場合に気をつけること

メールでアポを取る際には、目的・日時・場所・自身の都合が悪い日時を明確に記載することが重要です。また、お互いのためにも日程調整には迅速な返信が大切です。約束の取り違えを避けるためにも、必要最小限のやり取りに留めましょう。

先方のアポが取れたら、やっておくこと

先方に伺う日時が決まったら、その日までに準備しておくべきことがいくつかあります。
■訪問先までのルートと所要時間の確認
訪問先までのルートや所要時間を事前に確認しましょう。遅刻しないように余裕をもってスケジュールを組みましょう。訪問先までの乗り換えルートや駅からの道順は、自分の携帯に保存するかプリントアウトしておきましょう。
■持参するものを確認
当日に必要な書類や資料を確認し、早めに準備しておきましょう。また、名刺も十分に用意しておく必要があります。すでに面識のある方との打ち合わせでも、関係者に紹介されることがあるかもしれないため、名刺は必ず持参しましょう。
■前日の確認メールを送信
うっかり約束を忘れてしまわないよう、前日の午前中に確認メールを送ることをおすすめします。お互いの時間を尊重するためにも、非常に重要な手続きです。