経理のテレワークで困る「紙」や「外部とのやりとり」を解決する方法 | 名古屋のバーチャルオフィス

テレワーク導入企業の41%が「出社せざるを得ない」と回答

日本 CFO 協会から、「新型コロナウイルスによる日本企業の経理財務業務への影響」についての調査の結果が発表されました。その中で、回答者の70%が「テレワークを導入した」と回答するも、そのうちの41%の人が「テレワーク中に出社する必要が発生した」と回答しています。
出社する理由としては、「紙の書類の処理（請求書・証憑書類・押印手続・印刷）」「会議への参加」「打合せ」「銀行対応」などがあげられ、経理部門特有の紙の書類による処理の多さや、それらのデータを使用して銀行や税理士などの社外関係者とのやりとりが業務上必須であることが課題になっていることがわかりました。

テレワークの課題は「紙」と「コミュニケーション」

さらに、テレワークを実施していない企業の理由を聞くと、約77%が「紙の書類や証憑をデジタル化できていない」ことが実施の問題になっていると回答しました。続いて「テレワークを想定した社内ルールを整備できていない」が66％で、「銀行や監査法人、税理士などの社外関係者とのリモート対応ができない」が59％と続きました。ここでも、問題は紙の書類の処理とコミュニケーションであることが伺い知れます。
上記のことから、テレワークを実施できている企業でも、できていない企業でも、経理業務のテレワークに対して問題となるのは、「紙の書類の処理（請求書・証憑書類・押印手続・印刷）」と「外部とのコミュニケーション」であることがわかりました。

紙のデジタル化。ヒントはクラウド活用

経理部門の紙が残っている手続きの中には「経費精算」や「取引先への支払い」、「請求書などの帳票発行」があります。これらを自社の力だけでデジタル化しようとするとシステム開発など膨大な費用と時間が必要になってしまいます。しかし、これらの処理を簡単にデジタル化できるクラウドサービスが提供されているのはご存じですか。

経費精算や取引先への支払いをデジタル化するシステム「楽楽精算」について
経費精算というと紙やExcelの申請フォーマットに必要情報を記入して、領収書を貼り付け、承認のために回覧をするというフローを取っている企業が多いのではないでしょうか。
また、取引先から送られてきた請求書も、どういった取引の請求なのか、事前承認内容とともに経理に提出し、経理担当者は紙の請求書を見ながら振込手続きをする必要があります。
しかし、クラウドシステムである「楽楽精算」を使用すれば、領収書はスマートフォンのカメラで撮影してデータ化、そのデータと必要情報をシステムに入力するだけで、承認者、経理担当者はシステム上でチェック、承認ができます。
また、「楽楽精算」にはファイル添付機能があり、取引先から送られてきた請求書も電子データの場合はそのまま、紙の場合もスキャンしてデータ化して取り込むと、支払依頼申請に添付することができます。領収書も撮影をするかスキャンをしたデータを申請に添付することができるため、経理担当者は原本がなくても電子データを確認しながら処理を進めることができます。 経理担当者の会計ソフトへの入力や、振込データの作成などの手作業も、ボタン一つで取り込みデータを作成することができ、とても効率化することができます。
また「楽楽精算」は電子帳簿保存法に対応しているシステムのため、将来的には電子帳簿保存法に対応してペーパーレス化していきたいと考える企業にも最適です。