ビジネスにおけるFAXと携帯電話のマナーについて | 名古屋のバーチャルオフィス

失礼のないFAXの送り方

FAXは、離れた相手に素早く文書や資料を送ることができる便利なツールです。しかし、送信ミスには注意が必要であり、相手の手元に確実に届くように配慮する必要があります。以下のポイントに気を付けましょう。
- 送信書類の1枚目には送り状をつけましょう。送り状には送信日、送信先、発信元、送信枚数、件名を明記します。会社や部署ごとにフォーマットが用意されている場合は、そのフォーマットに従って記入します。宛先が常に同じ場合や至急の場合は、送り状を付けずに書類の余白に送信先と発信元を記入して送ります。

- 送信後には電話で確認をしましょう。特に急いでいる場合は、「先ほどFAXをお送りしましたが、ちゃんと届きましたか？」と電話を入れます。万が一送信エラーがあった場合でも、確認の電話を入れることで迅速な対応ができるだけでなく、相手からの信頼も高まります。
- 重要な書類や大量の書類の送信は避けましょう。FAXは誤って関係のない人に送られる可能性があるため、重要な書類の送信は慎重に行う必要があります。また、一度に大量の書類を送信すると相手の回線を長時間占有するだけでなく、用紙も無駄になってしまいます。10枚までの送信枚数を守り、それ以上の場合は電子メールに添付するか郵送するようにしましょう。
- 受け取ったFAXは確認してすぐに対応しましょう。送られてきた枚数が正しいか、読みづらい箇所がないかを確認し、書類が無事に届いたことをメールまたは電話で報告します。他の人にも届いたFAXがあれば、すぐに受信者に渡しましょう。

ビジネスにおける携帯電話のマナー

携帯電話はビジネスでも欠かせないアイテムとなっていますが、基本的には「会社の固定電話対会社の固定電話」が通話手段となり、携帯電話は緊急時に使用するものと考えましょう。以下のポイントに気を付けましょう。
- 外出先から電話をかける場合は、公衆電話を利用しましょう。携帯電話の電波が途切れる可能性があるため、公衆電話がない場合は電波状況が良く、静かな場所で電話をかけるようにしましょう。その際には、「携帯電話から失礼します」と一言断りましょう。
- 携帯電話で連絡を受ける場合は、社名と自分の名前を名乗りましょう。電波状況や騒音の状況によっては、「申し訳ございません。ただいま移動中ですので、○分後におかけ直ししてもよろしいですか？」と丁寧に断ります。その際には、かけ直すまでのおおよその時間も伝えましょう。
- 緊急時以外は相手の携帯番号ではなく会社の固定電話に連絡しましょう。ただし、やむを得ず携帯電話にかける場合は、「今、よろしいでしょうか？」と相手の都合を確認しましょう。また、留守番電話になってしまった場合には、自分の会社名、名前、用件を伝え、後ほど連絡を入れる旨を伝言しておきましょう。