優先度や優先順位の決め方について設定のコツを解説 | 名古屋のバーチャルオフィス

優先度とは

まず、「優先度」とは、タスク管理において優先順位を付ける際に重要な判断材料となる、優先する度合いを指します。優先度は「高・中・低」や「レベル1・2・3・4・5」などの指標で表されます。プロジェクトチームのメンバーや関係者と共有することで、タスクに取り組む際に共通した認識を持つことができます。

優先度と優先順位の使い分け

では、優先度と優先順位、それぞれどのように使い分けるのでしょうか。プロジェクト管理を行う上で、これらを明確に区別する必要があります。

まず、優先度の使い方です。優先度は「優先すべき度合い」を示すものです。タスクを相対的に見てカテゴリーごとに分けることで、優先されるべきタスクが明確になります。例えば、10個のタスクを優先度高・中・低の3つに分類する場合、分布は「高が4つ、中が3つ、低が3つ」や「高が8つ、低が2つ」といったように偏ることもあります。一般的には、優先順位を付ける前に優先度を使ってタスクを分類します。ただし、複数のメンバーで優先度を決めて共有するのは簡単ではありません。利益率で見れば「優先度低」と感じるタスクでも、クライアントとの関係性を構築するためには「優先度高」であることもあります。

一方、優先順位の使い方です。優先度が単なるカテゴリー分布であるのに対し、優先順位はタスクに着手すべき順番を明確に示します。優先度ごとにカテゴライズしたタスクを相対的に並べ替えることで、優先される順番を表すことができます。例えば、10個のタスクに優先順位を付ける場合、「1、2、3、4、5、6・・・」と高い順に並べることで、優先順位を示すことができます。優先順位に沿ってタスクを並べることで、プロジェクトメンバーは迷うことなく取り組むべきタスクの順番を把握できます。ただし、優先順位は順番を明確に示すことができますが、その根拠まで示すことはできません。

使い分けてタスク管理を

優先度と優先順位は、タスク管理において異なる使い方をすることで互いを補い合う関係にあります。優先度は明確に指標として機能しますが、着手する順番まで判断することは難しく、順番が明確な優先順位は、なぜそのタスクを優先するのかまでを示すことはできません。両者を上手く使い分けることが、タスク管理における優先順位付けのカギとなります。