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仕事効率化のポイント
プロジェクト的な視点
まずは「プロジェクト」的な視点を持つことが大切です。プロジェクトマネージャーとして、常に品質、納期、費用・工数(QCD)を意識しながらプロジェクトの進捗を確認する必要があります。具体的なタスクに取り組む前に、品質、納期、費用・工数の要件を明確にしましょう。これにより、手戻りや時間の無駄を防ぐことができます。
できるだけ早くタスクに取り組む習慣
次に、できるだけ早くタスクに取り組む習慣を身につけましょう。以前の経験から学び、タスクに着手する際にはすぐに行動することが重要です。予想外の遅延や急な依頼にも対応できるだけの余裕を持つことができます。
文章力
また、メール、チャット、ドキュメントを使用したコミュニケーションが増えていますが、文章力が必要となっています。自分の伝えたいことを正確かつ簡潔に相手に伝えるためには、わかりやすい文章を心がける必要があります。結論を先に述べ、理由は3つ以内にまとめること、1文70文字以内にすること、空行を利用して読みやすくすることなどがポイントです。
個人と組織の問題を切り分け
さらに、個人の問題と組織の問題を切り分けることも重要です。個人のスピードアップには限界がありますが、組織の問題に対しては組織全体で解決を図る必要があります。例えば、他部のタスクをフォローするよう依頼された場合でも、他部の関係者と調整することで効率的に解決することができます。
これらのポイントを意識することで、仕事を効率化し、スムーズに進めることができます。
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