効率よくプロジェクトを管理する方法、マルチタスクの行い方 | 名古屋のバーチャルオフィス

効率よく複数のプロジェクトを管理するために

プロジェクトの数が増えると、その分扱う情報量も増えますね。沢山の情報とそれぞれの納期がある中で、仕事の優先順位を考えず、情報整理もしない、プロジェクトをこなす仲間とのコミュニケーションを取らないでいるとどうなると思いますか？
上記が出来ていないと、納期の遅れ・必要な情報が組み込まれていない低クオリティの納品物となることが多いです。

複数のプロジェクトを抱えていても、納期延長せず同時進行で完成・納品しクオリティの高い品を作るためにはどうすればいいでしょうか？
効率よくプロジェクトを遂行させるためには、①仕事の優先順位を付ける②進捗状況を管理・情報整理をする③周囲との情報共有が必須です。

一見、こうした管理能力を身につけることは難しいと思うかもしれませんが、覚えることはとてもシンプルなんです。効率よくプロジェクトを管理するためには、フレームワークを学ぶことが大切です。

複数業務を管理するための考え方

いくつもの業務を平行して行う場合、手当たり次第進めていくやり方はミスや遅れがでる大きな原因です。仕事の進め方を大枠を決め、細かいタスクを当てはめながら進捗を確認しながら完成させることが、納期の遅れやクオリティを下げないために必要です。

プロジェクト管理をするための基本的な考え方を紹介します。
① プロジェクトの優先順位を決める
基本的には、業務評価目標に対し必要なタスクを洗い出しタスクをこなす、仕事はこれの連続です。しかし、全てが予想通りに進むことはめったにないですよね。
トラブルが起きてからどこから対応していくかを決めていくのは、とても非効率です。
予め、プロジェクトの優先順位が決まっていればトラブルが起きても優先順位の高い順から退所することができます。つまり、生産性の低下を最低限に抑えることができます。
一人で多数の案件を管理する場合は、予めトラブルが起こった時のことを想定し、危機管理することが大切です。

② 案件毎の進捗状況を明確にする
受注する案件が多くなるほど、業務を手伝ってもらうスタッフやタスク数は多くなります。そのため、それぞれの進捗報告を確認しないと一体どこまで作業が進んでいるか分からなくなり業務に遅れが生じ、ミスも生まれます。そうならないために、タスク毎の進捗確認はスタッフ間で確認・共有することが大切です。