【ビジネス文書】本文に入る前にチェックすべき日付・宛名の位置や書き方について | 名古屋のバーチャルオフィス

日付から追記まで

1．日付
日付は右上に書きましょう。作成日ではなく発信日が基本です。ただし見積書や請求書などは、作成・発行した日付が重要なので注意が必要です。一般的に和暦ですが、西暦を採用している会社もあります。会社のルールに従いましょう。

2．宛先
社名の後は改行。部署名、役職、名前を。「株」などではなく「株式会社＊＊」など、正式名称で明記すること。

3．差出人
文末に書く場合もありますが、宛名の斜め右下でもOKです。会社名、名前、部署名を明記すること。

4．件名
「～のご案内」など、本文の内容が一目で伝わるタイトルを記入しましょう。

5．前文
本文の前に「拝啓」などの頭語。そして季節の挨拶や業務的な挨拶を入れます。

6．主文
前分のあとは改行し、「さて」「ところで」などとつなぎ本題に入ります。伝えたい用件をまとめて書きます。

7．末文
本文の最後に挨拶文を必ず入れます。頭語に対応する結語をこの部分に書きます。もし、あなたが覚えようと思うなら、頭語「拝啓」―結語「敬具」の組み合わせだけで十分です。どちらも「つつしんで申しあげる」の意味となります。

8．別記
本文で「下記の通り」と示した内容をまとめて書きます。場所や日時、数量など、簡潔にポイントを書きます。

9．追記
その他、書き残した事や強調したいことを書きます。 最後は「以上」とする。

まとめ

社外文書というとつい身構えてしまいがちです。 ちょっとしたポイントをおさえるだけでどんな文書にも応用でき、グンと仕事の能率がUPすることは間違いありません。 笑顔で業務を行うためにも、必要なポイントだけは掴んでおきましょう。