ビジネス文書を論理的でわかりやすくするための３つの重要な要素 | 名古屋のバーチャルオフィス

要素①読み手の疑問に対する完全な回答

最初の要素は、読み手の疑問に対して完全な回答を提供することです。
ビジネス文書には必ず主張が含まれます。例えば、「わが社の売上低迷の原因は競争力の低下にある」という説明型の主張や、「わが社は売上拡大のために営業マンの増加をすべき」という提案型の主張などです。これらの主張には根拠が必要です。
疑問「なぜそう言えるのか？」に対して、十分な根拠を提供しているかどうかを考える必要があります。 例えば、「わが社の売上低迷の原因は競争力の低下にある」と主張する場合、単に国内シェアの低下のデータを示すだけでは十分な根拠とは言えません。国内シェアが下がっていても、市場規模が拡大している場合は売上は増加する可能性があります。また、国内のシェア率については触れていても、国外のシェア率については言及していないかもしれません。したがって、主張を支える十分な根拠がないと言えます。

要素②明確な要旨

次の要素は、明確な要旨です。
要旨とは、結論だけでなく、それを支える根拠も含めた全体をコンパクトにまとめたものです。要旨は、文章全体の骨格を形成します。
先ほどの「なぜそう言えるのか？」という疑問に対して、論理的な文章は主張とそれを支える複数の根拠によって構成されます。演繹的な文章では、結論を支える大前提と小前提があります。一方、帰納的な文章では、複数の事例が結論を支えます。これらの構造はピラミッドストラクチャと呼ばれます。

要素③適切な説明の順序

最後の要素は、適切な説明の順序です。
説明の順序とは、「結論を先に伝えるか」「根拠を先に伝えるか」という選択です。
論理的な構成には、結論先行型と結論後置型の2つのパターンがあります。結論先行型では、まず結論を伝え、その後に結論を支える根拠を示します。一方、結論後置型では、根拠を順番に説明し、最後に結論を述べます。どちらのパターンを選ぶかは、読み手の状況や書き手の意図によって異なります。
文章が理解しにくいと感じた場合は、全体の構造を見直すことをおすすめします。

以上、ビジネス文書を論理的に書くための３つのポイントを説明しました。これらは文章作成時に参考になるヒントですが、書き終わった後にも自分の文章を全体的に確認することをおすすめします。