優先順位で仕事を効率的に進めるための4つのアプローチ | 名古屋のバーチャルオフィス

仕事の優先順位を迷わずに決めるための3つの重要なポイント

仕事の優先順位を考える際には、まず最初に締め切りや納期が思い浮かびます。あるいは、頼まれたものを優先的に取り組むというアプローチも考えられます。

ですが、そのような単純な方法だけで、的確な優先順位が付けられるとは限りません。 真剣に取り組んでいる間に、優先順位を考慮せずに1日が過ぎていくことがあります。また作業する順番を間違えていると、作業効率は悪くなります。 もし、仕事の効率を上げるために優先順位を意識することができるなら、必ず習得しておきたいのは、仕事の優先順位を付ける方法です。

１．試す：まずは5分だけやってみる

私たちは、日常の業務の中で「予想していたよりも時間がかかってしまった」という経験を誰もがしているのではないでしょうか。
そんな時は「まず5分だけやってみる」ことをおすすめします。この5分の着手が「見込みと実際の作業ボリュームの間で起こる差異」をなくすために必要なポイントなのです。
優先順位を設定する際、作業の量を目分量で計算すると、大きなズレが生じる可能性があります。
ところが、5分だけでも目を通してみることで、想定以上に資料集めが必要だったり、逆にさっと終わらせることのできる簡単な作業だったりといった見通しを立てやすくなります。

２．相談する：上司や同僚の意見を聞く

悩む前に上司や同僚に相談をすることで、より効率よく仕事を進めるための優先順位の立て方がわかることがあります。
また、人に相談をすることで、実は急ぎではない仕事や不要な仕事が明確になり、優先順位を付けやすくなるというケースも少なくありません。
このように第三者の目から見ることで、仕事の優先順位を整理出来ることもあるので、仕事の優先順位付けに迷ったとき、人に「相談」するのは非常に有効です。もし可能であれば、相談をする時は、抱えている仕事の総量、かかるであろう時間の見積もりなど、全体像を明示した上で相談しましょう。具体的な解決策が得られる可能性が上がります。

３．軸を決める：仕事の優先順位をつける前に、行動指針を明確にする

仕事の優先順位を立てるための基準となる「行動指針」をどこに置くかをしっかり決めていると、優先順位を付ける時に迷いがなくなります。
例えば、週ごと日ごとといった短期的な優先順位付けをする際は、短期的な行動指針が有効。 具体的な例を挙げるとすれば、「金曜の午後は半休にしたいから今週はとにかく持ち越しの仕事をなくす」という行動指針を立てたなら、金曜の午後に緊急の連絡が入ることがないように、自分以外の誰かと共有している仕事を優先することになります。
「業務の仕組みを見直す」という行動指針があるとすれば、他の仕事を差し置いて業務の振り返りや見直しを優先し、以降の効率アップに徹します。